En principe, le salaire brut comprend l’ensemble des sommes convenues et des avantages accordés par l’employeur : salaire de base, avantages en nature, primes, gratifications, pourboires, ainsi que des majorations prévues par la loi ou les accords collectifs (majoration pour heures supplémentaires, travail de nuit, du dimanche, travail salissant ou pénible…).
En revanche, il ne comprend pas les remboursements de frais professionnels, les indemnités présentant le caractère de dommages et intérêts (telle l’indemnité de licenciement), ni les sommes versées au titre de l’intéressement ou de la participation.
Ainsi, pour déterminer si la prime de panier repas doit figurer dans le brut ou non, il faut déterminer si elle peut recevoir la qualification de frais professionnels. Pour recevoir la qualification de frais professionnels, il faut que les conditions suivantes soient remplies :
- L’employeur doit établir que le salarié est contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation de travail :
- Le salarié est dans l’obligation de prendre une restauration sur son lieu de travail chaque fois que le temps de pause réservé au repas se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l’entreprise
- La notion de conditions particulières d’organisation du travail renvoie notamment au travail en équipe, au travail posté, au travail continu, au travail en horaire décalé ou au travail de nuit.
- Ces circonstances doivent conduire le salarié à exposer des frais supplémentaires
Si ces différentes conditions sont remplies, l’employeur peut verser au salarié une indemnité forfaitaire en raison des frais de repas engagés.
Celle-ci est de plein droit exonérée de cotisations sociales, et donc n’est pas comprise dans le brut, dans la limite d’un montant forfaitaire de 6,40 euros par repas, pour l’année 2017.
Toutefois, si l’indemnité versée est supérieure à 6,40 euros par repas, elle peut alors ne pas être déduite de l’assiette des cotisations sociales, ou alors être partiellement déduite. Il faut alors distinguer deux situations :
- Soit l’employeur n’établit pas les circonstances de fait ayant conduit le salarié à exposer des frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions : les allocations versées constituent des compléments de rémunération et doivent à ce titre être réintégrées pour la totalité de leur montant dans l’assiette des cotisations
- Soit l’employeur établi que les circonstances de fait ont conduit le salarié à engager des dépenses supplémentaires, deux cas sont alors envisageables :
- Ces indemnités sont exclues de l’assiette des cotisations pour leur intégralité, dans la mesure où l’employeur prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant des justificatifs ;
- Ces indemnités sont réintégrées dans l’assiette des cotisations pour la fraction excédant 6,40 euros, lorsque l’employeur n’est pas en mesure de prouver que les indemnités forfaitaires allouées au salarié ont été utilisées conformément à leur objet.
Ainsi, si votre panier repas vous est versé car vous êtes soumis à des conditions particulières d’organisation du travail qui vous obligent à prendre votre repas sur votre lieu de travail, et que de ce fait vous êtes amené à exposer des frais supplémentaires de repas, il pourra être considéré comme un frais professionnel. Si la prime qui est vous est versée n’excède pas 6,40 euros par repas, elle est totalement exonérée de cotisations sociales et ne figure pas en principe dans votre salaire brut. Cependant, si elle excède ce montant, votre panier repas pourrait en tout ou partie être soumis à cotisations sociales et donc être réintégré dans votre salaire brut.
En revanche, si vous n’êtes pas contraint de prendre votre repas sur votre lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation du travail, le panier repas ne peut pas être considéré comme un frais professionnel et doit donc être intégré dans votre salaire brut, car il s’agit alors d’un complément de salaire.